1日のスケジュールの立て方が分からない……。
仕事の見える化とか優先順位とか…それを考えるだけで1日が終わっちゃうよ……。
まずは大雑把にスケジュール管理して、細かいことはその場で対処していく方法でやってみたら？
『ビッグロックの法則』って聞いたことある？
株式会社アジャイルウェアが2021年に実施した「タスク管理に関する調査」で、自身のタスク管理方法に改善の余地があると思いますかという質問に対して、
「とても改善の余地がある」44.5%
「やや改善の余地がある」50.7%
という結果が出ています。合わせて95.2%の人がタスク管理に対して改善の余地があると考えています。
今回はそこまで難しく考えず、大雑把にスケジュールを立てて、ポイントを抑えることで、「仕事ができる人」になれる方法を説明します。
最初から難しいことをやっても続きません。
できることからやってみて、自分に合う方法を見つけていきましょう！
ダメなスケジュールとは
スケジュールにはすき間が必要
1日8時間の労働時間のうち、始業前から6時間以上予定が入っているスケジュールはダメです。（経営者やプレイヤー要素0の管理職はそれでもいいです。）
仕事はやってる間もどんどん新しい仕事が入ってきます。
いつも結構ぎちぎち……。
スケジュールを立てるっていうより、詰めていくって感じになる……。
余裕がレスポンスを早くする
やり始める前から¾も予定が入っていては、新しく入ってくる仕事をこなすことができず、後回しにするか断るか、全て中途半端にするか…あなたにとっても仕事を依頼した相手にとってもいいことはありません。
仕事の性質にもよりますが、始業前に決まっている1日のスケジュールは、多くて4時間に留めることをおすすめします。
余裕がレスポンスを早くして、仕事の効率を格段に上げてくれるよ！
『ビッグロックの法則』とは？
大きなものから場所を決めていけば、同じ壺でも入れられるものが増えるという例え話です。
ビッグロックの法則をスケジュール管理に活用！
これはスケジュール管理においても同じ考え方ができます。
1時間かかる仕事が3つある場合、その3つを後回しにして細かい仕事を全てこなしてからやろうとすると、全く時間通りに終わらない…なんて経験したことありませんか？
例えば、9時〜10時、11時〜12時、15時〜16時はその3つをやる時間と決めて、残りの時間で細かい仕事をこなした方が、結果的に決められた時間内に終わらせることができるのです。
仕事において「ビッグロック」とは何か？
『ビッグロックの法則』で一番最初に壺に入れるべき「大きな岩」も人によって捉え方が違います。
仕事ができる人はどのような捉え方をしているのでしょうか？
ビッグロック① 他の仕事が全くできない仕事
あなたがやらなければいけない仕事は他の仕事なんてやっている場合ではないと思います。これは「大きな岩」です。
しかし、参加するだけの会議や移動時間はどうでしょうか？
その時間に他にできる仕事はない？？
参加するだけの会議や移動時間は「大きな岩」ではありません。
メールをチェックしたり、仕事の進め方を考えたり、その時間にできる仕事をやりましょう。
ビッグロック② 成果や目的に直結する仕事
次の「大きな岩」は、あなたの成果や目的に直結する仕事です。
勝負所のプレゼン資料作り、ミスをしたら大きな損失になる仕事、今後の関係を左右する初期対応などなど、あなたの成果や目的に直結する仕事は間違いなく「大きな岩」です。
誰にも邪魔されない時間、環境作りに注力しましょう。
ビッグロック③あなたの市場価値を上げる仕事
あなたが成長して、会社内だけでなく社会から評価される「市場価値が上がる仕事」は優先してこなしましょう。
35歳を過ぎて転職を考えたときに、市場で評価されるスキルや経験がないなんてことにならないように、あなた自身の成長に焦点を当てて仕事を選んでみてください。
仕事の重要性を見極める
他の仕事ができない、他の仕事をするべきではない仕事のスケジュール管理だけはしっかり抑えましょう。
スケジュール帳の「大きな岩」にだけ赤丸でもつけてそれだけしっかりやれば、それ以外のスケジュールなんてだいたいで大丈夫です。
ビッグロック以外の仕事はどうする？
「今」やると効率がぐっと上がる
「大きな岩」以外の仕事のうち、すぐ終わる仕事は今すぐやりましょう。
もちろん「大きな岩」の仕事の最中はやりません。
「今すぐやる」は仕事のスピードをぐっと上げます。
どんな仕事だったか思い出す必要がないですし、依頼者がそこにいる場合が多いのでその場で回答して終わらせることができます。
電話なら少しくらい待たせてもOK
電話で何か聞かれたとき、1分くらいで答えが出る場合は電話をしたまま1分待たせます。
書類が見つかれば回答できるなら、書類を探している間は雑談でもしていればいいのです。
「確認して折り返します」なんて言って電話を切ってしまうと、確認することを後回しにしたり、電話をしても相手が出てくれなかったり、余計な時間がかかってしまうのです。
そもそも頭のいい人は、電話はあまり使わないからね！
まとめ
スケジュール管理は大雑把で大丈夫です。
『ビッグロックの法則』を使って、「大きな岩」だけしっかり抑えましょう。
仕事における「ビッグロック」は、
他の仕事が全くできない仕事
成果や目的に直結する仕事
あなたの市場価値を上げる仕事
仕事の見える化や優先順位を考えることが苦手な人は、まずはビッグロックの法則を意識してスケジュール管理をすればきっと上手くいくはずです。
ビッグロックの法則に関するよくある質問
ビッグロックの法則って何？
同じ壺でも、大きな岩から入れた方がたくさん入るという法則です。小石から入れてしまうと、最後に残った大きな岩は入りません。
ビッグロックの法則はビジネスで使える？
使えます。スケジュール管理にとても有効です。
ビッグロックになる仕事って何？
成果や目的に直結する仕事やあなたの市場価値を上げる仕事などがあります。
