・事務職が目標の数値化に苦労する理由
・目標を数値化するための手順
・事務職の目標設定例
という内容になっています。
目標を数値で表せって会社は言うけど、私たち事務職には難しいよ……。
最近は定性目標から定量目標へ切り替わってきている会社が多いから、事務職の人は大変だよね。
目標設定のポイントは、【ワード】と【単位】だよ！
【ワード】と【単位】……？
みんなが目標設定に対してどう思ってる？
みんな「自信がない」「課題を感じている」
パーソナルキャリア株式会社が令和元年にビジネスパーソン1,200人に実施した「目標に関する調査」では、
一般社員の約7割が「目標設定に課題を感じている」
個人目標を立てることに対し、約6割が「自信がない」
と回答しています。
総務や営業事務の人は数値目標が難しい
経理、総務、人事、営業事務、情報システムなど事務職の人は目標設定自体難しいのに、目標の数値化を求められることが増えてきています。
営業の人たちと違って、自分の仕事はなかなか数値化できないよ……と悩んでいる人も多いです。
この記事では、事務職の人が目標を数値化できるようになるための【ワード】と【単位】を使った目標設定を解説するよ！
そもそもなんで目標なんて考えないといけないの？という人はこちらの記事を参考にしてみてください。
事務職の人が目標の数値化で悩む理由
ルーティンワークが多い
日常的に同じ作業を繰り返すことや定型的な仕事が多いため、「やって当たり前」と思われていそうで、目標にするには腰が引けてしまうことがあります……。
売上・利益に直結しない
営業やサービス、開発のようにやっている仕事が直接的に売上や利益にならないため、目標を数値化できそうにない場合もあります……。
ミスが許されない
従業員の給与に関わる労務部門や、支払いなどで法律も関わってくる経理部門など、1円、1日のミスも許さない仕事の場合、ミス0回という厳しい目標になってしまいます……。
計上日を1日間違えただけで大変な問題になったことある……。
事務職の目標設定を数値化するのは難しい…
これら以外にも事務職の方々は目標の数値化に対して悩みを抱えていると思います。
これからお伝えする定性目標と定量目標の違いを理解した上で、どのように数値化していけばいいか解説していきます。
定性目標と定量目標の違い
定性目標とは
質的に表された目標で、「頑張る」や「積極的に」など抽象的な表現になります。
目標設定しやすいというメリットはありますが、評価する側の私情が入りやすく、自己評価と実際の評価の差異が出やすいというデメリットがあります。
定量目標とは
数値化された目標で、「○円受注する」や「○件商談する」など具体的な表現になります。
評価する基準が明確になるため、自己評価と実際の評価の差異が出にくいというメリットがありますが、結果主義になりやすくプロセスが評価されにくいというデメリットがあります。
事務職の目標も定性目標から定量目標へ
最近では、リモートワークや週休3日制へ働き方の移行が進むにつれて、定性目標から定量目標へシフトしている会社が多くなってきています。
「がんばり」よりも「数字で見える結果」が求められる時代になりつつあるよね！
一生懸命働いているけどなかなか成果が出ない人よりも、サボっているのに結果は出している人が評価される時代と言えるかもしれません。
目標を数値化する手順
まずは【ワード】の洗い出す
自分の仕事の中で数字が出てくる【ワード】を洗い出してみましょう。
まずはその【ワード】が目標に関係あるなしに関わらずたくさん出してみます。
これは一部なので、仕事内容や勤めている会社によって、もっと色々な【ワード】が出てくると思います。
意識してみると、数字が出てくる【ワード】って結構あるね！
【単位】を組み合わせる
洗い出した【ワード】に【単位】を組み合わせることで、数値化できる目標になり得る仕事リストを作成しましょう。
洗い出した【ワード】に例のような【単位】を組み合わせることで、自分の仕事の中で数値化できて比べることのできる仕事が分かってきます。
「やるべき行動」が説明できる？
【ワード】×【単位】で作った仕事リストの中で目標を決めてみましょう。
そのとき考えることは、「目標に対してどんな行動をするか説明できる」ことです。
「クレーム処理件数を10%増やす」という目標にした場合に、そのためにどんな行動をするか説明できないといけません。
「進捗報告のしやすさ」を想像する
目標に向けて行動したことが報告しやすいかどうか想像してみましょう。
報告しやすい＝やるべき行動が把握できているということになります。
目標は経過報告も難しいもんね……。
事務職の数値化した目標設定例
情報システム目標例『自己解決率』
【ワード】自己解決 ×【単位】率
情報システム関連の部署にいる人で、専門知識を問われる質問を日々受けていて、分からないときに先輩や上司に聞いているという場合、自己解決率を目標にするといいでしょう。
社内の人に聞かずに解決できた件数を増やすことで、先輩や上司の時間を取らずに済みますし、自分自身が知識を付けていることも分かる目標となります。
どんな行動をすると解決率が上がる？
では、どんな行動をしたら自己解決率が増えていくでしょうか？
例えば、社外の問合せ先をリスト化したり、必要な資格の勉強をすることで知識を付けたり、マニュアルを作成して似たような質問に対応したり……などなど色々考えられます。
総務目標例『有給消化日数』
【ワード】有給消化 ×【単位】日数
総務部の人は法律を守る点からも、従業員の有給消化日数はとても重要視しているのではないでしょうか。
その場合は、全従業員の有給消化日数を増やすことを目標にするといいでしょう。
自分の行動によって従業員の有給消化日数が増えれば、従業員の満足度も上がり、総務としての悩みも減っていくはずです。
どんな行動をすると消化日数が増える？
では、どんな行動をしたら従業員の有給消化日数が増えていくでしょうか？
例えば、部署の1/3が必ず休まなければいけない日を作ったり、時間単位の休みが取れる制度を作ったり、有給消化率の低い部署長と人員の相談をしたり……などなど色々考えられます。
営業事務目標例『見積作成件数』
【ワード】見積作成 ×【単位】件数
営業事務の人は、営業が外回りしているときに営業の代わりに対応することが多く、会社の顔である営業の代理を務める重要な仕事です。
営業の代わりにやっている仕事を目標にすると、どれだけ営業の助けになっているか数値で分かるでしょう。
どんな行動をすると見積作成件数が増える？
見積作成できる商材を増やしたり、営業担当ごとの顧客リストを作成したり、見積作成依頼件数の多い顧客をリストアップしたりと、やれる仕事はたくさんあります。
目標を「見積作成件数」にして、それを達成するための行動目標として、顧客リスト作成などを設定するといいでしょう。
事務職の目標設定に関するよくある質問
事務職の目標設定は難しい？
「頑張る」「一生懸命」など、定性目標であれば難しくないですが、数値化しようとすると難しくなります。
事務職の目標設定で数値化は無理？
数値化できます。【ワード】×【単位】で考えましょう。
数値化のメリットは？
ものさしができるため、自己評価と他者からの評価の差をなくすことが可能です。
数値化のデメリットは？
結果にフォーカスしてしまいがちで、過程を見なくなってしまいます。
まとめ
事務職の人は目標の数値化がとても難しいです。
自分の仕事を【ワード】×【単位】で表せないか考えてリスト化することで、数値化できる目標を見つけましょう。
その目標はどんな行動をすることで達成できるか説明することができれば、立派な数値目標となるでしょう。
まずは【ワード】の洗い出しからやってみる！！
